Eficientizarea a tot ceea ce facem este esentiala mai ales in timpurile pe care le traim, in care stilul de viata este unul alert, in care situatia pandemica nu este solutionata si in care timpul parca nu ne mai ajunge niciodata.
Iti petreci mult timp muncind din greu si totusi nu e gata la timp ce ti-ai propus. In plus, te simti coplesita, stresata si nu gasesti solutii pentru a-ti indeplini sarcinile. Un studiu a aratat ca mai bine din jumatate dintre cei chestionati au afirmat ca lucreaza mai multe ore decat si-au propus, un sfert dintre ei si-au adaugat cam 10 ore sau mai mult saptamanal pentru munca, 1 din 4 persoane afirma ca se odihnesc cu greu in timpul liber, asta pe langa faptul ca multi se simt constant sub presiune, viata personala fiindu-le afectata serios.
Preocuparile de zi cu zi nu se rezuma doar la munca, sarcinile fiind mult mai complexe si diverse, mai ales in randul femeilor. Ele sunt intotdeauna extrem de ocupate, dar nu isi traiesc viata si aici se face diferenta intre productivitatea si eficientizarea sarcinilor. Poti fi cea mai ocupata persoana din lume si totusi sa nu te apropii de ceea ce iti doresti sa realizezi. Eficientizarea inseamna a fi productiv, doar ca trebuie sa te afli in directia corecta. Iar din momentul in care ai aflat cum poti face asta, a-ti atinge obiectivele devine mult mai usor si mai mult decat atat, vei avea timpul necesar pentru a te bucura de toate aspectele vietii.
Plan de munca
Daca te afli in situatia in care esti stresata din cauza lucrurilor pe care trebuie sa le faci, incearca o strategie utila care sa te ajute sa diferentiezi ce este urgent si ce este important. Ia o pagina si imparte-o in patru! Noteaza:
- Sarcini urgente de facut in ziua respectiva, aceea de a pregati idei si intalniri pentru ziua urmatoare!
- Sarcini importante care trebuie sa fie programate. Acestea ar putea fi inceputul lucrului pe un proiect important!
- Deleaga ce este urgent, dar mai putin putin important pentru altii
- Nu face ce nu se incadreaza in urgent sau important!
Un tabel
- Fa-ti un tabel imediat dupa ce ai stabilit sarcinile ce trebuiesc facute si imparte-l in trei sectiuni care trebuiesc facute.
- Lucruri rapide care vor dura trei minute sau mai putin, cum ar fi raspunsul la un email.
- Sarcini care nu vor depasi 30 de minute, o intalnite online, scrierea unui raport.
- Proiecte, care de obicei sunt mari, de aceea este necesara impartirea lor in sarcini mai mici, mai usor de gestionat si realizat.
Jurnalul tau
In jurnalul tau personal, aloca un timp bine definit in care sa realizezi diverse sarcini, ce pot dura de la jumatate de ora la 3 ore. A bloca timpul, te ajuta sa iti setezi singur termene limita si sa lucrezi in blocuri mai scurte, dar trebuie sa fii realista in privinta duratei fiecarei sarcini. Petrece o saptamana monitorizand cat de mult timp iti iau anumite sarcini sa le realizezi si acorda-le timpul cuvenit in concordanta cu puterea ta de lucru. Daca dimineata te simti cu mintea mai agera, realizeaza cele mai complexe sarcini atunci si lasa-ti-le spre pranz pe cele mai usoare!
Masoara-ti rezultatele, nu timpul!
Petrecandu-ti ore pe sarcini cu prioritate redusa cum ar fi cele administrative care nu sunt urgente, te vor tine ocupata si acesta nu este drumul pe care trebuie sa mergi pentru a-ti atinge obiectivele si realiza sarcinile. Intreaga idee pentru eficientizarea a tot ceea ce faci, inseamna sa lucrezi planificat, inteligent si nu mai greu, lucru aplicabil fiecarui aspect al vietii. A bloca timpul in parti mai mici si a planifica in avans te ajuta sa evidentiezi sarcinile care nu sunt urgente si a nu le acorda atat de mult timp care sa te tina in spate.
Timpul de odihna
Daca vrei sa fii productiv, trebuie sa stii cand sa te opresti si cand sa te reincarci. Asa ca, trebuie sa inveti sa vezi odihna si recreatia ca fiind benefica, cercetarile aratand ca odihna si pauzele regulate te ajuta sa fii mai concentrata si eficienta cand muncesti. Daca iti impingi limitele prea mult, vei fi epuizata, vei experimenta burnout-ul, te vei simti stresata.
Asa ca, planifica-ti timpul liber, fie ca vorbim de viata de zi cu zi, sfarsiturile de saptamana, vacantele! Ingrijirea de sine este necesara, iar pauzele au scopul de a te reincarca. Si poti face acest lucru prin diverse modalitati, fie ca vorbim de miscare, cititul cartilor, intalnirile cu prietenii (chiar si online in situatia actuala) sau opritul din activitate fara a face nimic.
